Hur hantera helgbemanning av 24/7-verksamheter på ett effektivt sätt?

Bakgrund

Bemanningen av helger inom 24/7 verksamheter är ett komplext område där många olika krav och perspektiv möts. Hur bibehåller vi en patientsäker vård på helgerna på ett kostnadseffektivt sätt samtidigt som vi tar hänsyn till personalens behov av återhämtning och socialt liv? Patienternas behov går först, samtidigt som budgeten ligger fast, och en attraktiv arbetsmiljö är grundläggande för att behålla och rekrytera personal för att bedriva vården. I bilaga 5a till HÖK 22 tydliggör SKR och de centrala fackliga organisationerna utgångsförutsättningarna:

”Utgångspunkten för arbetstidens förläggning är invånarnas behov av välfärdstjänster. Det innebär att många verksamheter i välfärden behöver bedrivas oavsett tidpunkt på dygnet, veckodag eller årstid.” ¹

Även arbetsgivarens ansvar lyfts fram:

”Arbetsgivaren ansvarar för arbetstidsförläggningen. Chefen företräder arbetsgivaren och ansvarar för att förläggningen motsvarar verksamhetens behov, att resurserna används effektivt och att kraven på en god arbetsmiljö tillgodoses.” ¹

Skrivningen visar på ett tydligt fokus på patientperspektivet och arbetsgivarens ledning och fördelning av arbetet. I praktiken kommer enhetschefer även stå inför utmaningar med att behålla och rekrytera personal samt hålla sig inom definierade budgetramar.

Arbetstidsavtal

Helgproblematiken är svårast för omvårdnadspersonal, i praktiken verkar läkarnas jouravtal och arbetssätt under helger fungera. Arbetsmiljön för läkarna upplevs i många fall tuff men ersättningen med relativt hög jourkompensation som kan tas ut i tid eller pengar verkar (förutsatt att det finns möjlighet att ta ut jourkomp) ändå ge en tillräckligt attraktiv helhet. Omvårdnadspersonalens har dels en relativt tätare bemanning än läkarna på helgen och har oftast en OB-ersättning och/eller arbetstidsförkortning som morot för att ta fler helgpass. I praktiken verkar det här inte vara en tillräckligt attraktiv för att lösa bemanningsproblemen under helger. För att säkerställa omvårdnadsbemanningen men ändå sätta en gräns för belastningen på medarbetarna sätts riktlinjer för hur många helgpass man behöver ta. Det vanligaste är att arbeta två av fem helger eller varannan helg samt olika varianter av dessa två huvudalternativ.

Helgbehovet är styrande för bemanningen

I 24/7-verksamheter kommer riktlinjerna för antal helgpass ofta att bli styrande för hur många anställda som krävs och därmed personalkostnaden på enheten. Det innebär att hur uppdrag, riktlinjer och optimering av helgbemanningen blir väldigt viktig för att uppnå en hög patientsäkerhet, låga kostnader och en attraktiv arbetsmiljö.

Möjliga lösningar och avvägningar

Det finns ett antal olika potentiella lösningar i enhetschefernas verktygslåda för att lösa obalanserna mellan helg och vardag för att minska bemanningsbehovet alternativt öka tillgången på personal under helgerna:

1. Sänka kapaciteten på helgen – Alla arbetsuppgifter som inte måste göras under helgen behöver flyttas till vardagar dagtid. Det här är ofta den första åtgärden som görs och är ofta redan genomfört till stor del. Det som ytterligare går att göra är att än en gång utmana om det finns några nya arbetssätt som gör att produktiviteten kan ökas ytterligare under helgen eftersom varje pass som löper över helgen sannolikt innebär att man behöver anställa ytterligare en person.
2. Överanställning och rotation till andra enheter på vardagar dagtid – Ett annat angreppssätt är att se om det finns några möjligheter att ta på sig ytterligare värdeskapande arbetsuppgifter under veckodagarna. Kan man identifiera finansierade uppdrag inom planerad vård, mottagning, forskning, utbildning eller annat område finns en bra potential att behålla eller öka antalet anställda utan att försämra produktivitet och kostnad för verksamheten. Om aktiviteterna dessutom genomförs under terminerna kan det skapa en buffert för att klara av semesterperioderna på ett mer hållbart sätt
3. Rotation från andra enheter på helgen – Ytterligare ett sätt att använda rotation är om personal från planerad vård, mottagning, forskning, utbildning eller annan verksamhet som främst utförs på vardagar har möjlighet att rotera in för att hjälpa till att stödja under helgerna. Det här ställer höga krav på erfarenhet och kompetens men kan väl genomfört kan det vara en mycket effektiv lösning som bidrar till både kompetensutveckling och en långsiktigt hållbar arbetsmiljö.
4. Förtätad helgtjänstgöring för deltids- och timanställda – Det här är en vanlig åtgärd för att öka tillgången på personal under helgen på marginalen. Det går ut på att deltidsanställda och personer som har gått ner i arbetstid får en högre helgtäthet än heltidsanställda.
5. Särskilda helgtjänster – Att införa särskilda helgtjänster är något som kommit och gått men konstigt nog inte har slagit igenom i större skala. Det går ut på att man nästan uteslutande jobbar helgpass men i gengäld får en betydligt kortare arbetstid.² Det kan passa delar av medarbetargruppen under olika delar av livet och i många tester har dessa helgtjänster varit väldigt populära. Ett problem kan vara möjligheten att genomföra arbetsplatsträffar bedriva utvecklingsarbete och kompetensutveckling på ett effektivt sätt för de som arbetar helgtjänst och att medarbetare även om de är positiva på kort sikt kanske inte vill jobba på det här sättet hela tiden.
6. Övertid – Ett mycket vanligt alternativ som kvarstår när övriga insatser fallerar. Det blir dock både påfrestande på personalen och dessutom väldigt dyrt då det på helgerna blir kvalificerad övertid med 240% ersättning.

Sammfattningsvis:

Att hantera helgbemanningen i 24/7-verksamheter kräver en helhetssyn där patientens behov, personalens välbefinnande och ekonomiska faktorer vägs mot varandra. Genom att kombinera olika strategier och vara öppen för flexibla lösningar kan enhetschefer skapa förutsättningar för en hållbar arbetsmiljö och möta de komplexa utmaningarna som 24/7-verksamhet innebär. Kontinuerlig utvärdering och förbättring av strategierna är avgörande för att upprätthålla hög vårdkvalitet och en attraktiv arbetsmiljö.

Referenser

¹https://skr.se/download/18.3f3ccc02185ad471ddf2e4c2/1674064207080/Bilaga%205a%20HÖK%2022%20OFR%20Hälso%20och%20sjukvård.pdf

² https://ka.se/2023/08/18/personal-i-aldreomsorgen-i-ydre-erbjuds-helgtjanster-med-heltidslon/