Vad är Produktions- och kapacitetsstyrning (PKS) i sjukvården och vad krävs för att lyckas?

Den pågående långsiktiga trenden med en åldrande befolkning och brist på tillgänglig personal sätter sjukvården under betydande press. Den aktuella kombinationen av lägre tillväxt i skatteintäkter samtidigt med ökande personalkostnader på grund av inflation förvärrar situationen. Kraven på att erbjuda mer högkvalitativ vård med mindre resurser ökar. Samtidigt är det nödvändigt för vårdgivare att skapa en attraktiv arbetsmiljö för att kunna behålla och rekrytera rätt kompetens. 

För att hantera dessa utmaningar på lång sikt är det avgörande att fortsätta prioritera den medicinska utvecklingen och fokusera på preventiva åtgärder. På kort och medellång sikt kan effektiviteten i den befintliga sjukvården förbättras med produktions- och kapacitetsstyrning (PKS).

Produktions- och kapacitetsstyrning är en strukturerad metodik som syftar till att, med utgångspunkt i patientbehov, styra och kontinuerligt förbättra uppdrag och optimera kapaciteten på samtliga nivåer inom verksamheten. Metodiken tar hänsyn till tillgänglig kompetens och ekonomiska ramar, med målet att uppnå att rätt patient ska få rätt vård, av rätt kvalitet, på rätt nivå, på rätt plats, vid rätt tidpunkt till rätt kostnad.

Här följer de viktigaste punkterna för att lyckas:

1. Säkerställ rätt tillgänglighet för våra patienter med behovsplanering.
2. Formulera tydliga uppdrag för våra medarbetare.
3. Dimensionera rätt kapacitet baserat på uppdraget.
4. Genomför en interaktiv och faktabaserad budgetprocess med realistiska mål.
5. Utveckla en hållbar bemanningsplan och skapa en attraktiv arbetsmiljö.
6. Bedriv ett kontinuerligt och systematiskt förbättringsarbete.
7. Implementera brett och effektivt.

Säkerställ rätt tillgänglighet för våra patienter med behovsplanering
En grundläggande förutsättning för effektiv PKS är att basera kapacitetsplaneringen på det verkliga patientbehovet. Ett vanligt misstag är att för mycket fokus läggs på befintlig kapacitet istället för att identifiera och adressera det faktiska behovet. Detta kan skapa onödiga flaskhalsar i vårdsystemet. Viktigt att inte maskera det verkliga behovet, samtidigt som det gäller att säkerställa att rätt patienter får tillgång till vård med stöd av medicinsk prioritering.

En framgångsfaktor är att erbjuda enkel visualisering av inflöden, väntelistor och tillgänglighetsinformation tillsammans med verktyg för behovsplanering som är enkla att använda för chefer i vården.  

Formulera tydliga uppdrag för våra medarbetare
Tydligt kommunicerade uppdrag och mål, grundade i patientbehovet, är avgörande för att planera verksamhetens kapacitet. Uppdragen behöver dessutom detaljeras för att göra vårduppdraget konkret för alla medarbetare.

Det är även viktigt att separera inflödet av patienter från den eventuella "vårdskuld" som byggts upp över tid i väntelistan. Den långa väntelistan kanske framstår som ohanterlig men det kanske bara krävs ett extra besök per dag per person för komma i balans och få väntelistan att sluta växa. Därefter kan en separat kraftsamling göras för att kapa den kö som ackumulerats över tid.

Tydliga uppdrag är också en grundläggande förutsättning för uppföljning, styrning och kontinuerligt förbättringsarbete för att nå effektivisera verksamheten och nå produktionsmålen.

Dimensionera rätt kapacitet baserat på uppdraget
Sjukvård är en professionell tjänsteverksamhet, där personalkostnaderna utgör den största delen av kostnaderna. Utvecklingen mot specialisering och ett multiprofessionellt omhändertagande ökar komplexiteten i planeringen. Vår erfarenhet är att det finns en stor förbättringspotential som kan uppnås genom att optimera kapaciteten på varje vårdenhet.

Första linjens chefer kan sin verksamhet bäst och bör ha en frihet och flexibilitet att designa sin kapacitet. Samtidigt är det viktigt att identifiera rätt produktivitetsnivå som balanserar kvalitet, kostnad och arbetsmiljö. För att undvika att fastna i ineffektiva arbetssätt är det nödvändigt att kontinuerligt jämföra och utmana sig mot de bästa vårdenheterna i samma kategori. Tydligt definierade vårdkategorier med genomtänkta produktivitetsmål för respektive kategori är ett värdefullt stöd i den här processen.

Skapa en interaktiv och faktabaserad budgetprocess med realistiska mål
Budgetprocesserna i sjukvården är i många fall bristfälliga. De görs top-down och baseras i huvudsak på historiska utfall. Kopplingen mellan budgeten, patientbehov, vårduppdrag, kapacitet, och tillgänglig personal blir därför ofta svag.

När budgeten inte speglar verksamheten tillräckligt väl medför det att kliniska chefer saknar förståelse och ägarskap för budgetmålet. Bristande kommunikation och avsaknad av transparens leder till en minskad tillit och mindre samarbete mellan verksamhet och ekonomi gällande ekonomiska/kliniska prioriteringar. En följd är att några vårdenheter blir kroniskt underfinansierade och ”kraschar” samtidigt som det finns möjligheter till hållbara besparingar på andra enheter.

En viktig komponent är att möjliggöra för första linjens chefer att ta kontroll och ägarskap för sin budget genom att kunna kostnadsberäkna sin kapacitetsplan botten-upp på ett enkelt sätt. Med mer realistiska och faktabaserade budgetmål byggs en stabil grund för en mer effektiv ekonomistyrning.

Utveckla en hållbar bemanningsplan och skapa en attraktiv arbetsmiljö
Bemanningsbehovet på en vårdenhet är en produkt av kapacitetsplanen och aktuell arbetstidsmodell. I praktiken är tillgången på rätt kompetens ofta den kritiska faktorn inom sjukvården. Många vårdenheter brottas med övertid, extra helgpass och inhyrning av bristkompetenser för att möta bemanningsbehovet och kapacitetsplanen. En tydlig gap-analys av bemanningsläget är avgörande för att synliggöra bristkompetenser i tid. En tidig identifiering av flaskhalsar gör det möjligt att sätta in proaktiva åtgärder för att undvika bristkostnader samt minska påfrestningen på befintlig personal.

En enhetlig metodik och öppenhet kring bemanningsläge och produktivitet i hela organisationen skapar tillit och ger en stabil grund samarbete mellan olika enheter vilket är särskilt viktigt under kritiska perioder som sommaren.

Den grundläggande lösningen på utmanande bemanningssituationer är naturligtvis förmågan att behålla och rekrytera ny personal. Att erbjuda hållbara bemanningsvillkor och tillräcklig tid för utveckling och återhämtning utgör grundläggande element för en långsiktigt hållbar lösning.

Bedriv ett kontinuerligt och systematiskt förbättringsarbete
För många vårdenheter är utgångsläget utmanande, där det finns en obalans mellan behov, uppdrag, kapacitet, budget och bemanning. Det är viktigt att förstå att produktions- och kapacitetsstyrning inte löser alla problem omedelbart, men samtidigt finns det inga genvägar – det är bara att börja gräva där man står. 

Ett systematiskt och kontinuerligt förbättringsarbete där medarbetarna involveras och framgångarna firas längs vägen är den bästa strategin. Genom systematiska förbättringar där medarbetarna uppmuntras att delta och bidra med nya idéer främjas innovation och kreativitet, vilket stärker engagemanget och bidrar till en attraktiv arbetsmiljö.

Implementera brett och effektivt
Implementeringen av PKS kan börja i liten skala, men för att realisera de verkliga vinsterna krävs ett ambitiöst breddinförande, både horisontellt över alla typer av vårdverksamheter och vertikalt på alla nivåer från vårdenhet till politisk ledning.

För att möjliggöra breddinförande inom sjukvården är det viktigt att systemstöd och arbetssätt inte blir för komplexa och att det är enkelt att göra rätt. För att undvika dubbelarbete och maximera effekten är det nödvändigt med en tydlig organisering av arbetet och att PKS integreras med befintliga ledningssystem. PKS kräver en stark förankring och ägarskap i linjeorganisationen men det är också kritiskt att sammanföra vårdverksamhet, ekonomi och HR i en gemensam process och plattform.

Sammanfattningsvis…

Produktions- och kapacitetsstyrning (PKS) en viktig komponent för sjukvården i att möta långsiktiga utmaningar med att utföra mer högkvalitativ vård med mindre resurser. För patienter, skattebetalare och vårdpersonal är det kritiskt att behov, uppdrag, kapacitet, budget och bemanning är balanserade för att möjliggöra en god och effektiv vård med en attraktiv arbetsmiljö. För att realisera vinsterna med PKS krävs ett breddinförande vilket i sin tur ställer krav på arbetssätt och systemstöd där det är lätt att göra rätt!